+7 (499) 653-60-72 Доб. 817Москва и область +7 (800) 500-27-29 Доб. 419Федеральный номер

Как работает программа документооборот

ЗАДАТЬ ВОПРОС

Как работает программа документооборот

Этот раздел создан для тех, кто только начинает знакомиться с темой электронного документооборота. Раздел поможет вам сформировать базовое представление об электронном документообороте без углубления в сложные вопросы. Время на изучение ,5 часа. Если вы хотите скачать архив материалов для самостоятельного изучения - зарегистрируйтесь. Затем вам будет доступен комплект " Основы электронного документооборота для предприятия ". Время на изучение 20 ч.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

В век современных технологий бухгалтерским службам организаций давно пора поэтапно начать отказываться от привычки работать с бумажными документами.

Выбираем систему электронного документооборота: от видов СЭД до конкретного ПО

Рассмотрим, как настроить обмен документами в электронном виде и чем он может быть полезен для компании.

Полностью бумажные документы, то есть заполняемые с помощью авторучки, сейчас используются на практике очень редко. Почти каждый документ в процессе изготовления проходит электронную фазу: его формируют в бухгалтерской программе или текстовом редакторе, а затем распечатывают, подписывают и высылают контрагенту. Иногда компании пересылают друг другу скан-копии бумажных документов. Но, несмотря на пересылку онлайн, такой информационный обмен нельзя считать полноценным электронным документооборотом ЭДО.

Ведь все равно необходимо тратить время и ресурсы сначала на распечатку документа, а затем — на его сканирование. Да и юридической силы такая копия не имеет.

Возникает вопрос: почему бы не отправить непосредственно файл, а не тратить бумагу, расходные материалы и время на пересылку? Но здесь появляются две проблемы:. Первая задача решается с помощью электронной подписи, вторая — за счет работы через специализированного оператора. Электронный документ ЭД — это файл, содержащий всю необходимую информацию по хозяйственной операции, например: сведения о товаре, цену, реквизиты отправителя и получателя.

Он может быть создан как в привычных всем форматах. Главное, чтобы у получателя было соответствующее программное обеспечение ПО , и он мог прочитать документ, а при необходимости — распечатать. Чтобы все стороны сделки были уверены в достоверности документа, часть файла представляет собой зашифрованную определенным образом информацию — электронную подпись ЭП. Сначала нужно договориться с контрагентами. Ведь обязательный электронный документооборот на сегодня предусмотрен только при сдаче налоговой и некоторых других видов отчетности.

А ваши партнеры по бизнесу вполне могут продолжать работать по-старому и не хотеть никаких изменений. Электронный документооборот в бухгалтерии. Нужно понимать, что одномоментно оцифровать всю бумажную работу в организации, скорее всего, не получится. Вряд ли все контрагенты сразу согласятся перейти на электронный обмен данными. Теоретически для обмена информацией между компаниями подойдет и неквалифицированная подпись. Но ее использование связано с рядом неудобств. Во-первых, с каждым контрагентом придется отдельно согласовывать возможность ее применения.

Во-вторых, если возникнут проблемы и вопрос придется решать в суде, то юридическая значимость таких документов будет сомнительна. Поэтому лучше сразу ориентироваться на максимальный вариант, то есть получить усиленную квалифицированную ЭП.

Для этого достаточно обратиться в любой аккредитованный УЦ из списка, размещенного на портале Минсвязи. Электронный документ теоретически можно отправить и по обычной электронной почте. Но в этом случае есть риск, что конфиденциальная информация попадет в руки злоумышленников. Поэтому лучше пересылать данные через специализированную организацию — оператора ЭДО. К тому же пользоваться услугами такого оператора так или иначе придется.

Ведь электронные налоговые декларации пересылать по обычной e-mail нельзя. Рынок предоставляет весьма богатый выбор. Несколько десятков компаний готовы предложить вам услуги по обмену информацией. Также важным критерием может быть то, услугами каких операторов уже пользуются ваши контрагенты. Ведь на сегодня роуминговый обмен в данной сфере пока реализован не всеми операторами.

Основным плюсом работы через ЭДО является снижение затрат на работу с документами, как материальных, так и временных а ведь время в бизнесе — это тоже деньги.

Кроме прямой экономии, ведение документооборота в электронном виде дает компании и другие дополнительные преимущества:. Переход на ЭДО связан с дополнительными финансовыми затратами, в частности, на оформление электронной подписи.

Но для большинства предприятий они компенсируются за счет снижения расходов на пересылку документов. Подробнее об этом рассказано в следующем разделе.

Не следует забывать и о человеческом факторе. Помочь здесь может организация обучения и дополнительная мотивация, например, премии за быстрый переход на новую систему работы. Также нужно помнить о рисках потери информации из-за сбоев в системе, компьютерных вирусов и т. Чтобы избежать подобных проблем, необходимо создать систему резервного копирования данных. Обычно информация ежедневно по завершении работы переносится на независимый носитель.

Лучше всего, если оборудование с резервной копией находится в отдельном помещении. Тогда, даже в случае форс-мажорных ситуаций, будут потеряны данные только за один день.

Затраты на ЭДО состоят из двух частей: приобретение электронной подписи и плата за информационный обмен. Каждый УЦ самостоятельно определяет тарифы, но в среднем минимальная стоимость электронной подписи для юридического лица начинается от 2,5—3,0 тыс. В эту цену входит как установка специализированного ПО, так и сама подпись сертификат на информационном носителе флешке. ЭП имеет ограниченный срок действия, обычно — не превышающий 12 месяцев. По его истечении потребуется покупать новый сертификат.

Что же касается услуг операторов ЭДО по пересылке документов, то здесь тарифы не менее разнообразны, чем при покупке самой ЭП. Можно провести аналогию с оплатой мобильной связи: чем больше документов включено в купленный пакет услуг, тем дешевле обойдется каждый из них. В среднем стоимость одного исходящего документа составляет от 5 до 15 руб. Входящий трафик у всех операторов бесплатен.

Пересылка одного обычного бумажного письма по России на сегодня стоит от 30 руб. Таким образом, при переходе на ЭДО экономия составит не менее 15 руб. Выше мы говорили, что получение ЭП на год обойдется примерно в руб. Оптимизация работы с документами позволяет не только экономить деньги, но и снижать риски, например, связанные с утратой конфиденциальной информации. Кроме того, упрощение доступа к данным повышает эффективность работы компании в целом.

Однако перестроить процесс документооборота весьма непросто. Сначала нужно провести его полный аудит, затем выявить слабые места, наметить способы оптимизации, разработать и внедрить новые регламенты и т. Лучше всего в подобной ситуации обратиться в специализированную компанию и получить готовый документооборот под ключ. Переход на корректный электронный обмен документами позволяет существенно экономить как деньги, так и время, особенно — средним и крупным компаниям.

Кроме того, применение более эффективных методов работы с информацией помогает оптимизировать процесс управления в целом. Главная Блог Электронный документооборот между организациями: как это работает? Содержание Как работает электронный документооборот?

Что такое электронный документ? Как перейти на электронный документооборот с контрагентами? Как наладить работу с документами. Чаще всего используется только внутри компании, так как при внешнем обмене нет возможности проконтролировать, что документ не был изменен.

Усиленная неквалифицированная ЭП. Этот вариант заверения ЭД формируется с помощью специализированного ПО и гарантирует защиту от исправлений. Но юридическую силу неквалифицированная подпись имеет только, если это указано в законе. Еще вариант — существует соглашение между контрагентами.

Усиленная квалифицированная ЭП работает так же, как и предыдущий вариант, но ее надежность подтверждается сертификатом удостоверяющего центра УЦ , аккредитованного Минсвязи.

В этом случае электронный документ приобретает юридическую силу, равную бумажному, без каких-либо дополнительных условий. Оценить их можно по следующим критериям: тарифы; возможность бесплатного демо-доступа; квалификация сотрудников техподдержки; возможность интеграции с бухгалтерским ПО, в первую очередь — с 1С; наличие мобильных приложений при необходимости ; условия обмена в роуминге, то есть с клиентами других операторов ЭДО.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров? Поделиться статьей. Наши лучшие статьи. Заказ обратного звонка. Ваше имя. Ваш телефон. Удобное время звонка Через 30 минут В течение дня Утром с 9 до 12 Днем с 12 до 15 Вечером с 15 до Что вас интересует? Бухгалтерское обслуживание Оптимизация налогов Расчет зарплаты и кадры Восстановление учета Нулевая отчетность Другое.

Электронный документооборот в помощь бухгалтеру: как это работает

Громоздкость отечественного бумажного делопроизводства давно уже стала притчей во языцех. Российский бюрократизм взращивался в течение десятков, а то и сотен лет, и путь документа через всю вертикаль власти от создания до его согласования и принятия в работу до сих пор занимает не один день. Этот бюрократизм нашел свое продолжение и в частном бизнесе. Для того чтобы исправить такое положение, и были разработаны системы электронного документооборота СЭД , о которых мы поговорим ниже. Отечественные системы электронного документооборота СЭД впервые появились еще в Советском Союзе, в х годах прошлого века. Для начала была автоматизирована работа общего отдела, а затем постепенно, в течение нескольких лет, вся работа с документами ЦК и Политбюро.

Электронный документ между организациями

Рассмотрим, как настроить обмен документами в электронном виде и чем он может быть полезен для компании. Полностью бумажные документы, то есть заполняемые с помощью авторучки, сейчас используются на практике очень редко. Почти каждый документ в процессе изготовления проходит электронную фазу: его формируют в бухгалтерской программе или текстовом редакторе, а затем распечатывают, подписывают и высылают контрагенту. Иногда компании пересылают друг другу скан-копии бумажных документов. Но, несмотря на пересылку онлайн, такой информационный обмен нельзя считать полноценным электронным документооборотом ЭДО.

Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Программа обеспечивает многопользовательскую работу как в локальной сети , так и через интернет [2] в том числе через веб-браузеры. Система отличается большой гибкостью, высокой степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким спектром возможностей.

Инвестиционная декларация. Надзорные каникулы для малого бизнеса.

Не так давно я занимался внедрением электронного документооборота для одного из своих клиентов. В процессе мне пришлось пояснять очень многие понятия, рассказывать, что это такое, как работают системы этого типа. И только после этого он сумел разобраться в сути моих предложений и одобрил план работ.

Просто об электронном документообороте

Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой. Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию.

Что следует сделать для начала обмена? Рассмотрим пример. Когда завершается хозяйственная операция, бухгалтер оформляет соответствующие документы.

Как запустить электронный документооборот между организациями

Делопроизводство - комплекс мероприятий по организации документооборота предприятия или организации. Делопроизводство — это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Электронный документ ЭД — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью ЭП и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа.

1С:Документооборот

В крупных городах у автовладельцев существует большой выбор специалистов. Например, получить бесплатную консультацию автоюриста в Москве, можно по следующим телефонам:В действительности компаний, предоставляющих бесплатные консультации онлайн и по телефону, более чем.

Дополнительно многие фирмы предлагают такой сервис как выезд на место происшествия. Видео: автоюрист онлайн бесплатная консультация автоюриста Допустим, клиент получил ответ на заданный вопрос, но понял, что самостоятельно ему не справится.

1С:Документооборот — программный продукт российской фирмы «1С» на Программа обеспечивает многопользовательскую работу как в локальной.

Электронный документооборот между организациями: как это работает?

Дорогу от Москва Минского шоссе восстанавливали своими силами (жители Велино дачный кооператив Смоленской типографии и Завода холодильников) Сейчас обращаемся к руководству Ж. Д так как они проезжают по дороге на большегрузных машинах к станции. В результате чего дорога в безобразном состоянии….

Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов

Можно ли восстановить его в городе, в котором проживаешь. Мама умерла осталась аренда земли в наследство, наследственное дело открыто, нотариус утверждает что не должно входить в него, администрация утверждает что по наследственному делу.

Можно ли дождаться по смерти закрытие аренды и заново оформить или. Я подъехала на платформу Чертаново.

Опытный юрист рассказал мне все нюансы моей ситуации и сказал какие надо подготовить документы. Данная консультация бесплатная, я даже и не верила, что такое может быть в наши дни.

Каждый день сайт Alimentoff. Кто-то ищет нужную им информацию, кто-то задает вопросы юристам и получает бесплатную консультацию и юридическую помощь в сложных жизненных ситуациях.

Можно, достаточно позвонить и записаться на встречу.

В противном случае общение с юристом будет менее продуктивным. Бесплатная юридическая консультация в Санкт-Петербурге не исключает и личной встречи со специалистом. Всё будет зависеть от сложности вопроса и тех шагов, которые надлежит предпринять.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Агата

    Прикольный диз))

  2. Горислава

    И что бы мы делали без вашей очень хорошей фразы

  3. Любомила

    Я считаю, что Вы ошибаетесь. Могу это доказать. Пишите мне в PM, поговорим.